Czym jest faktura elektroniczna w formacie ustrukturyzowanym?
Faktura ustrukturyzowana to elektroniczny dokument wystawiany i odbierany w określonym formacie, który umożliwia automatyczne przetwarzanie danych zawartych na fakturze przez systemy komputerowe. Różni się ona od zwykłego pliku PDF, który, choć elektroniczny, wymaga ręcznego wprowadzania danych do systemów księgowych. W przypadku faktury ustrukturyzowanej dane są zorganizowane w sposób umożliwiający ich odczyt i interpretację przez oprogramowanie, co eliminuje potrzebę ręcznego wprowadzania i minimalizuje ryzyko błędów.
Korzyści z wdrożenia faktur ustrukturyzowanych dla firm
Przejście na faktury ustrukturyzowane niesie ze sobą wiele korzyści dla przedsiębiorstw. Przede wszystkim znacząco przyspiesza proces księgowania i rozliczania faktur. Automatyczne odczytywanie danych z faktury skraca czas potrzebny na wprowadzenie faktury do systemu i minimalizuje błędy ludzkie. Dodatkowo, faktury ustrukturyzowane przyczyniają się do obniżenia kosztów związanych z obsługą faktur, takich jak koszty papieru, druku, archiwizacji i wysyłki. Umożliwiają także szybsze dokonywanie płatności i poprawiają przepływ środków finansowych w firmie.
Krajowy System e-Faktur (KSeF) i jego wpływ na przedsiębiorców
Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) w Polsce stanowi rewolucję w procesie fakturowania. KSeF to platforma, która umożliwia wystawianie, odbieranie i archiwizowanie faktur ustrukturyzowanych w jednolitym standardzie. Docelowo, korzystanie z KSeF będzie obowiązkowe dla wszystkich podatników VAT w Polsce. Implementacja KSeF ma na celu uszczelnienie systemu podatkowego, walkę z wyłudzeniami VAT oraz uproszczenie procesów fakturowania i rozliczania podatków.
Standardy faktur ustrukturyzowanych – jak to działa?
Istnieje kilka standardów faktur ustrukturyzowanych, które definiują format danych i sposób ich organizacji w pliku. W Polsce, standardem obowiązującym w KSeF jest format XML, oparty na strukturze logicznej e-faktury. Standard ten określa, jakie dane muszą być zawarte na fakturze i w jaki sposób powinny być ułożone. Stosowanie standardowych formatów gwarantuje kompatybilność faktur między różnymi systemami informatycznymi i umożliwia ich automatyczne przetwarzanie.
Jak wystawić fakturę elektroniczną w formacie XML?
Aby wystawić fakturę ustrukturyzowaną w formacie XML, niezbędne jest posiadanie odpowiedniego oprogramowania, które obsługuje ten format. Na rynku dostępne są różne rozwiązania, zarówno komercyjne, jak i bezpłatne, które umożliwiają generowanie i wysyłanie faktur ustrukturyzowanych zgodnych ze standardem KSeF. Alternatywnie, można skorzystać z bezpośredniego dostępu do KSeF poprzez API, co wymaga jednak pewnej wiedzy technicznej.
Integracja systemów księgowych z KSeF
Kluczowym elementem efektywnego wykorzystania faktur ustrukturyzowanych jest integracja systemu księgowego firmy z KSeF. Integracja ta umożliwia automatyczne pobieranie faktur z KSeF do systemu księgowego oraz automatyczne wysyłanie faktur do KSeF. Dzięki temu proces księgowania i rozliczania faktur jest w pełni zautomatyzowany, co przekłada się na oszczędność czasu i zasobów.
